展台管理

展台因其建造和设计而为展示产品、传递信息营造了一个良好的环境。具有竞 争实力、工作高效的参展人员及对展台进行有效管理使参展成功的必要因素。一、参展人员
参展人员激情越高，能力越强，就越能取得良好的销售业绩，建立更多的商业联系。因此，有意识的挑选、培训参展人员与设计如何展示产品具有同等重要的意义。
1、挑选、确定参展人员
挑选合适的参展人员主要是看其专业知识和个人能力，参展人员的资质要求 ：(1)突出的理论素养和丰富的专业知识(2)善于处理人际关系、性格开朗(3)举止自信、干练(4)表述清楚流畅(5)头脑灵活(6)外语水平较高(7)具有展览经验(8)有耐力，身体健康(9)愿意出差在展览会上，从事各种工作的临时工随时都可雇佣到，如展台搭建和拆除期间的食品供应、招待、翻译等。组委会一般可提供给计时收费的翻译服务。根据公司规模大小，参展人员应包括：(1)公司代表（董事会成员、主管经理）(2)展台管理人员（负责管理展台）(3)技术人员（展示咨询）(4)销售人员（熟悉销售及运输条件）(5)外贸负责人员（出口谈判）(6)翻译(7)宣传人员(8)信息人员（管理展台信息）(9)服务人员（办公人员、供餐人员、接待员、保安人员、清扫工）
2、激励和培训
在展览会上，公司将作为一个整体接受观众的考察。因此，每个参展人员在展前、展中、后期跟踪工作中都要尽心竭力。在展览会上工作不是休闲，而是一分苦差，参战人员必须做好充分准备。参展人员对参展目标了解得越详细，职责规定的越明确，就越能更好的达到要求。参展人员只有做好充分准备，掌握多方面的情况，才能对顺利参展做出更大贡献。
公司应让参展人员了解如下内容：
(1) 公司产品类别和服务项目
(2) 价格和条件
(3) 竞争环境和竞争对手
(4) 目标群体
(5) 观众情况
(6) 重要客户和感兴趣的观众
(7) 怎样记录与观众的谈话内容
(8) 展台布局和参展守则
(9) 展览会对本行业的重要性
(10) 博览会公司及展览场地的位置
有些参展人员往往缺乏与观众交流的经验、为此，必须要求参展队伍作者方面的准备和培训，特别是要学习如何引导谈话、提出观点、回答问题。有一些研讨班、出版物和录像资料专门进行这方面的培训。
最成功地参展人员总是善于吸引观众的注意力，并尽可能多的进行交流。每位观众都是潜在的顾客，关键是将其变为直接的客户。这种交流艺术实际上就是积极接近观众的能力。专家估计，与客户交流时，50%至90%的情况是从“需要帮忙吗？”开始的，这句话就像“杀手锏”，能在短短数秒内消除彼此之间的交流 障碍。 顾客往往希望成为注意的焦点，参展人员只需从观众的角度讲话即可达成这 种效果，比如不用“我们提供”而用“您拿到”、不用“现在我给您演示”而用 “现在您看”等说法。但对资本品展览会的观众结果令人吃惊，有70%的观众不曾 有人问津；观众态度冷淡时，80%的销售人员就会结束交谈。
参展培训要强调以下几点:
(1)如何激发观众的兴趣?(2)如何、怎样接近观众?(3)如何询问观众的姓名和地址 ，并作观众记录？(4)工作人员怎样对待观众？
培训工作必须明确：随时有参展人员与观众进行交流是非常重要的，应绝对 避免妨碍观众进入展台参观，不要只顾在展台上读报纸，与朋友或同时聊天。要 知道，展览是即时行为，不会有第二次机会。
观众往往在参观过程中只有一次进入特定的餐厅，对某一展台感兴趣的时间 也很短，如果展台工作人员没有与之交流的表示，一个潜在客户就此失去。 参展人员注意穿着、外表和姿态也时非常重要。参展人员身穿制服或佩戴某 些饰品(领带、绶带)，可与其他人区分开来，观众更易于寻求帮助。毫无疑问， 参展人员也应佩戴胸卡，胸卡上的姓名要达到易于辨认的程度。
3、引导谈话
观众进入展台后，要给他们重组的时间来参观展品。参展人员应该观察观众 对什么东西关兴趣，并等待时给予他们接触。参展人员向观众表示，就应马上走 上前去打招呼。
在交流过程中，参展人员要尽力避免坚持几见，因为在这里它所要做的是倾 听意见，要通过有关问题找出观众的参观动机、批评意见、应用一项、质量要求 及何时才能做出购买决定。通过询问专业竞争力水平和观众在公司内的决策能力 ，可以找到相互交流的共同点。如果有可能，对于异议和非实质性的争论，最好是巧妙的或提出具体的解决办法。
在结束交谈时，要尽可能安排以后的交流活动，比如安排参观，递送报价单和技术资料等。
最后，在填写观众记录时，要赶快记下观众的所有要求，否则，在展览会这 样的热闹环境里，有些东西转眼间就忘了。确保这些资料，有助于避免在展览结 束后的跟踪工作中项感兴趣的观众提供前后矛盾的信息。

二、展台组织
展台经理负责展台顺利运营、处理对外的观众关系和内部的人事事务。展台经理要具备较高的素质，善于与不同性格的人交往，他必须具备如下素质：
(1) 有展览经验(2)善于并乐于做出决断(3)具有激励能力和领导素质(4)具有组织才能和随机应变的能力(5)有责任感(6)干练(7)自信(8)善于表达(9)乐于参与讨论和谈论(10)有技术和商务反方面的基础知识(11)善于记人
要及时任命展台副经理，以免在不可预见的情况下展台经理不能主持工作。
展台经理的职责是：
(1) 负责展览开幕词前的展台建造工作
(2) 向各个工作人员分派具体任务
(3) 制定值班表和观众计划，并监督其实施情况
(4) 欢迎重要观众
(5) 协助客户交谈
(6) 把重要信息传回公司总部
展台经理就全力做好展出前的准备工作——展台按计划搭建，道具、设计、和产品说明井然有序，宣传资料和招待工作准备充分，所有对外联络渠道和设备安排就绪。
在展览会开幕前一天晚上，展台经理影响各参展人员下达最后指令，说明展台工作程序，包括：
(1) 介绍参展人员及外单位人员(2) 展览会有关资料(3) 参展目标(4) 展览期间的特别活动和场合(5) 解说重要文件(6) 说明观众记录表格(7) 指示如何接待客户(8) 对宣传人员作出指示(9) 值班安排(10) 行为准则值班表应表明值班人的责任，如确保将资料架放满宣传册、全天保持区及其桌椅干净整齐、负责接待工作等，还应决定每一天的人员轮休。
每天早上或晚上着急全体参展人员，讨论展览工作，可是了解展出情况和第二天的安排（特别重要客户和展览会活动），也可检讨展出过程中的不足之处，并找出解决办法。我们建议在展览会结束时作类似的检讨工作。
组织、管理良好的参展团对应保证做好如下工作：
(1) 保持展台干净整洁(2) 消费品或宣传材料、招待物品的短缺状况不会发生(3)展台所有的基础设施正常运行(4)遵守展台工作守则和工作时间安排(5)展台保持友好、轻松的气氛(6)展台经理始终掌握各个参展人员所在的位置(7)记录并分析与观众的谈话内容

三、招待观众
展台再小也能用以招待观众，参展商放些酒和软饮料、新鲜开胃的糕点和小食品。应该注意，食品或饮料最好能跟公司所在国家有关，比如说用弗兰格的葡萄酒、慕尼黑的香肠、威斯特伐利亚的火腿来招待观众。展览中心一般都有专事供应食品和饮料的公司。
在展台上招待观众时形成德国展览会高质量的重要条件。当然，这种高质量不全靠所用的餐具。然而，为给观众留下良好印象，最好使用可重复使用的餐具。现在，不少展览会的餐饮店使用可重复使用的餐具而不是一次性餐具，在使用使要注意避免打碎餐具，在清洗时也要注意节约用水、节省能源。
对可重复使用的餐具和一次性餐具的环保问题进行了考察，考察结果认为参展商在选择餐具适应考虑如下因素：
如果能够达到下述条件，则可选用可重复使用的餐具:
(1)避免长途运输餐具(2)洗碗机要达到较高标准(3)使用节能洗碗机(4)洗碗机满负荷运行(5)只能使用不含磷酸盐和氯的洗涤剂(6)餐具破损率不超过20% 在使用一次性餐具时，就该做到：
(1)使用易于回收的材料(2)回收餐具材料或小件物品时易于组织回收工作(3)有节制的使用一次性餐具

四、观众记录
为有效开展后需跟踪工作，并对参展情况作出详细评价，必须做好观众记录
。作观众记录时，使用已印好的表格可以减轻工作量，节省填表时间。如果表格
各项内容填写的相当准确，有关问题和要求就能很恰似得以处理。以往的经验告
诉我们，展览会开幕后，参展人员就会发现，这些表格非常有用、有效。
最好能事先确定哪些交谈内容可以记录在案。一般来说，只有当某位观众对
对展品表现出浓厚的兴趣时，才有必要填写记录表格。有时候，记录中不必包括
观众的联系方式，而只是将谈话的内容摘要填写在“观众对展品及项目的态度”
列表中，这种摘要内容要包含了观众对展品认可程度的重要信息。

五、展览会和市场信息
参展人员除照看展台外，还可同时作一些市场调研工作，如产品信息、竞争
对手的展台设计及其活动等都很有价值。在展览会上四处走走，可是参展人员受
到启发和教育。还应注意阅览展会上的出版物，如：(1)展览会会刊(2)特别活动
的宣传册(3)讲座摘要(4)专业杂志出版的专刊(5)竞争对手的宣传册和资料(6)组
委会散发的调查表

六、清洁和保安
毋庸置疑，应全天保持展台清洁。日常清洁工作可由参展人员或专门雇人承
担。此外，参展人员应确保所有东西都一直干净整齐。如果让观众看到烟灰缸里
烟灰四溢、满地都是宣传册、饼干变质走味，就会对参展商的服务留下相当糟糕
的印象。
即使在建馆和撤展期间，也要做好保安工作。经验表明，这段时间比较混乱
、喧闹、必须看管好贵重展品以防丢失。日常管理中也要注意安全，特别时在展
台上观众较多时，要对高贵重物品采取较好的安全防范措施。展览会方面一般在
夜间采取一定的安全措施，参展商也可采用其他手段保护产品不受损害。

七、结束展览
展览结束后，应组织参展人员做一次总结讨论，这对参展人员很有好处。这
时候，大家参展情况记忆犹新，可就整个参展过程中大大小小的事情展开商讨，
从而为下次参展提供借鉴。最好能做出书面报告，对下次展出提出建议。
只有在展览会证实闭幕后，才可以拆除展台，不能让最后一天到场的观众看
到的是空了大半的展台，否则，曲终人散的感觉回令观众败兴而归。
要安排好撤展过程和运输事宜，这样既能节省时间，又无紧迫之感。