参展组织工作
参展组织工作可分为以下三个步骤：准备工作、参展过程和后续跟踪工作。
尽管确定参展项目距展览会举办还有很长时间，但应安排足够的时间作参展准备工作。
一、安排参展日程
安排参展日程应根据不同任务安排各项活动的固定时间，要充分考虑每项任务所需的时间。应在参展前预先确定所有日程，连展览会组委会确定的布展和撤展时间也要包括进去。参展日程还应确定各项任务完成时间及由谁负责。
筹备参展的时间长短主要受要求时间较多的筹备工作（如展台设计、选择展品）进展情况的影响，而其他工作都有一定的时间缓冲余地，也就是说客根据其所需时间长短不同安排着手作相关工作的日程。
参展计划应包括未成功参展所作充分的各个方面，而有关活动的详细情况也能在日程安排或其索引中反映出来。（图）
二、参展方式
参展时如果能够单独租赁展台，展出成功的机会较大。实际上，还有其它的参展方式能让那些没有太多参展经验的企业从繁荣的参展筹备事务中解脱出来。
政府机构、协会组织或其他机构如工商会，都有经验丰富的专业组展队伍，他们负责组织各个州、各工业部门参展，或者组织多家公司共用一个展台参展。以这种方式参展，只需投入少量的时间和资金，即可获得大量的展出经验。
在其他非竞争对手或友好公司的展台以“二级参展商”的形式出现，也是一种可取的参展方式。这有助于您熟悉展览会的情况。“二级参展商”的展品必须符合展览会的主题，其公司名称也会登陆在展览会会刊上。
三、选择展品和展出计划
展出计划应对照公司市场营销和参展目标来制定完成，如：
(1) 参展目标为：增加销售额
所有展品必须在适当时间内运送到达。
(2) 参展目标为：展示先进技术、发明和设计。
展品必须合乎最新的技术标准和美学标准（要知道，展台会不是旧货储存地）。新技术必须非常完美的发生作用且具有实际应用价值。
(3) 参展目标为：证实广告宣传并非虚夸，就是说，从技术角度看，产品功能完备、符合安全标准，即便是在异常情况下仍能做到这一点。
若是选择机器和设备作为展品，就必须突出其现实功用、技术先进性和特殊功能。
制订展出计划的过程可通过回答下列问题来完成：
(1) 是展示所有类别的产品，还是现场演示解决个别问题的思路？
(2) 哪些产品必须展出？
(3) 哪些是新的、改进过的或由于竞争对手？
(4) 要突出展是什么产品？
(5) 哪些产品符合目标群体未来的需求？
(6) 是否考虑了当前的经济、技术发展趋向？
(7) 设计、色调、包装是否适宜？
(8) 需要专为展出制作特别物品吗？
(9) 什么产品必须用图片、演示或录像来加以展示？
(10) 产品演示能当场进行吗？
(11) 展出需要什么样的技术条件和操作配合？（是否需要电力，燃气、压缩空气）
(12) 需要多大空间？
所选定的展品对于空间的要求和展台设计样式具有决定性的意义。
四、报名
很多贸易展览会的展位很快就被预定一空，因而提前预定展位是明智之举。根据展览会的周期，报名截止日期一般是在该展览会举办前6至8个月。展览会组委会往往在公司报名时给出其所需空间，因而展台设计草图可以照展品清单准备好。
在报完名时，参展商可收到组委会发来的下列文件和资料：（图）
展览会公司一般在参展商报名时要求其给出以下信息：
(1) 展台最小面积和最大面积（平方米）
(2) 在展厅内或展厅外的位置
(3) 展台的宽度和进深
(4) 展台类型（道边展台、靠角展台、顶头展台、岛形展台）
(5) 备选的展厅布置方案
(6) 装修类型（1层或2层）
(7) 与原有安装方法有和不同
(8) 展品及行业的介绍资料
(9) 同一展台中其他参展公司的情况
(10) 垃圾的预计数量和类型
合租展台的公司，其报名工作由组展单位同意完成。
五、参展条款
入门证、展台租用、付款条件、合同终止条件、合租展台的展上及其代表公司等都应写入参展条款。
参展条款的技术部分则包括搭建和拆除展台的时间和要求、展台设计方案、可用材料、展台高度、地面承重能力、电源安装技术、垃圾处理回收和再利用的管理规定、展台上的演示和广告、防火、保安、事故责任、保险、事故预防等。
如果参展商因故不能参展，其参展费用高低视其取消参展的日期而定；假如展览会很快要开幕了，参展商才提出取消参展，展台租赁费基本上不能收回。
六、安全规定
进口技术产品时，视其原产国不同，展览会相应的适用不同的安全规定。参展商若在技术安全方面有疑问，可与技术控制协会联系，若在电力安全方面有问题，可与VDTUV联系。
七、保险
由于参展具有颇多风险，作充分的保险是参展商的基本责任之一。特别的展览保险条款在几十年前就发展形成了。展览会组委会一般仅负责对来展览的人员受伤或物品受损提供第三方事故险。
展览保险条款承担参展商的运输险及其在展览会期间的安全，参展商可就保险一事与组委会签订协议，具体来说，展览保险承担以下阶段的风险：全部展品、展台及展出设备，从运出参展商的仓库开始，到建馆，展出，撤馆直至运会参展商的仓库为止。这种保险条款但保展品装卸运送建馆及到展出的全过程中出现的各种风险，甚至担保对由公众造成的损坏进行赔偿。参加这样的保险之后，参展商不必单独参加责任险。
八、提供给参展商的服务项目
一般来说，展览会组委会会在理论上和实践中帮助参展商解决参展中的技术问题和组织问题，如果公司是第一次参展，则会得到这方面的更多照顾。
组委会象参展上发出参展条件、确认展台租赁事宜的文件，也发送各类服务表格。组委会帮助参展商进行公关宣传、广告活动外，还向参展商提供一系列服务，有的服务项目是免费的，有的则按固定价格收取服务费。
组委会提供的服务项目主要有：
(1) 租赁展台
(2) 出租家具、厨房用具、地砖或地毯、照明、音响设备等
(3) 展品运输服务
(4) 货箱打包、存储
(5) 出租会客室
(6) 展台清洁和保安
(7) 运输和展览保险
(8) 安装电线、水管、压缩空气设备等
(9) 对外宣传途径
(10) 临时办事机构
(11) 摄影服务
在建馆期间，组委会还会提供更多的服务内容，包括出售鲜花、出租人造花卉、装饰材料、建馆材料、临时工等，有的还专门设立提供这类服务的杂货店。
组委会还负责位展台工作人员发放出入证，其中免费入门证的数量多少时展台大小而定，另外需要入门证则需花钱购买。参展商可提前填写表格，向组委会索要展出期间的停车证。有的展览会收取停车证费用。
九、会刊和信息系统
组委会一般在向参展商发接受参展申请的函件时，还提供会刊和展览会信息的登陆表格。有一点值得引起注意，会刊厂商名录的征集工作会在展览会开幕前较早时候截止，因为组委会在要在展览会开幕前几周内发给那些对展出感兴趣的公司，以便与他们有足够的时间做好参观准备。
会刊上厂商名录的排列通常由三种顺序：一时按公司名称的字母顺序排列（有时展出同类产品的公司放在一起）；二是按公司的展品名称进行排列；三是按照展厅平面图排列。如果参展商提出要求，其公司名称可出现在会刊不同的展品种类里，组委会一般要收取一定费用。经常有公司要求将其名称或产品商标登陆在会刊商，这也是一种收费服务项目。会刊还提供广告服务。
类似的登记体系也用在位观众设计的电子信息系统中，参展商可用这一系统来做广告。当系统启用后，组委会有必要对展览第一天来登记的观众数量进行统计，并与同类展览会的观众登记情况作以对比，在必要时对登记办法加以改进。
十、展品运输和仓储
制订完善的展品运输、处理计划可以有效避免落下什么材料，如果使用快递运送展品也可节省一些开支。如果展品体积较大，最好是找一家有经验的运输代理公司。
展品运输计划应包括以下几个方面：
(1) 运输方式（卡车、小货车、客货两用车、小汽车、火车、轮船、飞机）
(2) 运送方法：单独起运、分批运送、拼箱运送
(3) 可重复使用的包装：纸板、木箱、纸盒、集装箱
(4) 运输文件：预计费用单据、运输指令、仓储要求、文件翻译件、提单、国际海关通行证
(5) 展场上空箱如何存放
有时候公司可用汽车或卡车运送展品，然而在多数情况下，只有特定的运输代理公司有权租用卸货设备、将展品运至展馆或从展馆运走。这样分工，一方面是为了减少风险，另一方面则是由于运输代理公司即可负责将展品运至展台或从展台运走，还可代为办理清关手续、帮助存放空箱。一般情况下，运输代理公司在建馆、展出和撤馆期间任务很多，因而参展商最好能在展览会前就预定有关业务。
很多国际运输公司往往使展览会指定的运输代理，他们具有丰富的展品运输经验，能确保展品运进、运出展览会的工作顺利进行，必要时可使用多个集装箱来运送几家参展公司的展品。他们都确保遵守所有有关规定，也熟知展场上的卸货设备。
如果运输代理公司负责运送展品，他们往往也负责办理通关手续。国际贸易展览会大都设有海关办事处。博览会公司印发材料，说明引入和遵守海关对展品、建馆器材和设备、食品、赠送品、印刷品等的规定。您若想了解海关规定、通关手续等方面的更多情况，可查阅相关资料。
十一、参与相关活动
在展出期间、参展商可以按照祖委会关于参展商举办特殊活动的要求组织讲座，宣传本公司的产品及制作工艺。举办讲座需提前在组委会登记，登记服务一般是免费的。组委会负责提供会议室、开展对外宣传、吸引大量观众参加讲座。
参展商也可用其展品参加一定主体的特别展示。一般情况下，组委会预先单独通知各公司参加这类特别展示，而在公司选择方面无所偏向。
参展商参加专家会议，研讨会获小组讨论也会有所收益，特别时有助于学习对目前走势的新认识。当然，要确保展台上无论如何都有工作人员。
十二、抵押和住宿事宜
我们建议参展者提前以书面形式预定适合的住处。参展者一般能收到与以参展文件同时递来的住房预定表，而且所有的贸易展览会举办城市都有专门负责在展前帮助预定住房的机构。这些机构大都设在主要车站或机场内，也参加展览会的展出，他们比较亲睐那些短期观众。
团体旅游往往是针对其他国家的观众组织起来的，组团公司及其海外办事处可提供这方面的信息。
十三、环境保护：挑战与收益
保护自然环境是经济社会发展最重要的任务之一，现在，对每个人来说，保护环境都是必然之举。以与环境向和谐的方式做事，对展览会组织者，设计者和参展商都是有益的。因此，环境保护重要的不是只要谈兵，而是要真抓实干。
通过展出，展览会在一定区域内段时间里就生产出大量的垃圾，处理各类垃圾是其环境保护的重要内容。为此，展览会组委会，设计者和参展商应共同协作。正如“防微杜渐”一词所昭示的，我们应提前预计出垃圾的数量和内容，并作出一定的计划，这样既可以减少垃圾产量，甚至避免产生垃圾。
垃圾处理过程需要有关方面在贸易博览会展览会的筹备阶段及其以后的所有阶段上作必要的组织工作。展览产生的垃圾约有75%-85%应在短时期内处理妥当，其他重复利用的材料则要加以分类和回收。
随着展览公司数量不断增加，用于处理垃圾的费用也明显增长。如何避免产生垃圾日益增成为参展商要考虑的经济问题，因为他们必须为其产生的垃圾支付处理费，问题很简单，垃圾减少=垃圾处理费降低。
具有环保意识的行为具有如下好处：
(1) 广泛认可的环保措施能给观众留下良好印象
(2) 有意识、有计划的使用材料可节省资源
(3) 垃圾越少，垃圾处理费越低
(4) 承诺环保之举能以不同方式在对外宣传中加以运用，要想在参加展览会时有意识的强调环保，则需提前做好准备：
(1) 系统规划，考虑所有决策和活动对环境影响
(2) 参展前现在公司内部对减少垃圾排放的工作进行评估
(3) 提前获取展览会组委会提供垃圾处理服务及收费情况的详细资料
(4) 使用可重复利用的运输包装材料
(5) 尽量减少有害垃圾和合成材料
(6) 使用可重复利用的产品或可回收的产品
(7) 建馆和撤管时，避免产生大量的灰尘、物品损坏、废弃物或垃圾材料
(8) 始终要记牢：避免产生垃圾——减少垃圾量——回收部分垃圾
