一、展览会组委会的广告宣传服务
展览会公司一般要做大比预算进行广告宣传，从而吸引大量参展商和观众。他们使用各种相关语言印刷博览会宣传册，递发给不同国家的目标观众和参展商，并分阶段在报纸、杂志、专业贸易刊物上登载不同的广告，逐步吸引观众的注意力。组委会还会利用其他的方式进行广泛宣传。
博览会公司的公共手段(1)宣传品(2)向参展商和观众散发广告材料(3)在专业杂志和大众媒体上做广告(4)张贴招贴画
要注意：博览会公司宣传的是展览会本身，而不是为某个参展商作宣传。
展览会组委会通过做广告工作，可以吸引大量媒体的注意。在展览会筹备阶段，组委会向有关媒体提供展出内容、新产品、活动安排、各项专题展出灯方面的信息。在展览会开幕前，组委会还要邀请电视台、电台、报社的记者参加新闻发布会。
组委会只负责宣传展览会及其特色，目的在于吸引参展商和观众，而吸引观众到各个展台参观则是个参展商自己的事情。参展商可以利用博览会公司提供的服务进行广告宣传，这些服务有的收费，有的则免费。
博览会公司给参展商提供的广告服务：(1)向专业提供新闻稿(2)发布徽标识和展位示意图(3)散发观众手册和招贴画(4)邮递宣传材料(5)免费入场券(6)安排展览会日程
如果安排得当，参展公司也可将下列细节情况附到博览会公司的宣传材料中：(1)公司名称和邮政地址(2)公司的展台位置(3)公司徽标
印刷事宜由博览会组委会负责安排。
这类广告宣传使用以吸引观众的最简单的办法。然而，这样的宣传主要还是告诉潜在观众本公司将在展台上露面，并不能传达公司情况或参展计划的信息，因此，还是要向观众大量发送本公司的邀请信或邀请册，才能有助于实现参展目标。

二、吸引观众
吸引观众的办法：(1)在信函中贴附宣传标签(2)以信件、传真、电子邮件等形式发出带回执的邀请信(3)带回执的邀请册(4)电话邀请(5)发免费入场券(6)邀请时附上小礼品(7)在展览会上开展抽奖和比赛活动(8)登录会刊(9)登录观众信息系统(10外部广告
1、贴附宣传标签
在吸引观众方面，贴附宣传标签时一种经济实用的办法。在展览会开幕前，可将宣传标签贴附在递给目标观众的信件上。在邮局分拣信件时，工作人员往往会揭掉附在信封上的东西，因此，宣传标签不应贴信封上，要贴在信纸上。
2、邀请函
在邀请函上写上老客户潜在客户的名字，会给他们留下良好印象。还有其他办法可以达到同样的效果。
参展商可用邀请函的形式，将组委会提供的宣传材料(包括宣传册、入门证)、关于公司展台的说明等转发给客户。邀请函要能引起客户的阅读兴趣，如有可能，要写上客户的姓名，比如写上“某某公司约翰·史密斯先生”要比简单的写“某公司”要好得多。邀请函上要由邀请人的签字，如果是由与客户有生意联系的人签字，效果会更好，比如可以让销售人员签署给客户的信件，让客户技术顾问签署给对方设计师的信件。
邀请方式越活泼生动，效果越强。向观众递发展台明信片或向关系较好的客户递发往届展览会的照片，都能有效打动他们来参观本公司的展位。
参展商也可分阶段邀请客户，即在一段时间内一点一点的分步骤邀请他们前来参观。每一步的邀请信都应附上新的内容或小礼品，才能有效吸引客户的注意力。
邀请工作可以找公司老客户和潜在客户名单逐个开展，有的公司专门出售潜在客户名单，多数名单以专业或按地区划分客户。参展商应于展览会开幕两个月前开始。
3、邀请册
如果参展商预算较为充裕，则应印制包含以下信息的本公司邀请册：
(1)展览会名称、地点、日期和徽标(2)公司名称和邮政地址(3)展台电话号码(4)展览活动安排及各项主题(5)参展口号(6)将于展台上提供的特色服务或有关活动(7)展台值班人员名单(便于客户知道何时能与谁交谈)
参展商处在展台上反复展现现有广告宣传，也可在邀请中加以强调，并在其中说明展台设计特点和即将举办的活动。
预先印制的回执卡有助于约定在展台与客户见面的时间，无论展出期间展台上有多么繁忙，都能保证洽谈能如月举行。参展商也可通过电话邀请客户，并安排洽谈事宜。
4、免费入门证
参展上可向展览会组委会索取入门证并免费发放给客户，客户非常看重这一点。邀请册中一般夹有凭条，客户可在展览会换取入门证，参展商一般按折扣价支付向组委会这类入门证的费用。
5、礼品和抽奖活动
如果知道可以领取礼品，无论礼品大小多少，客户都有可能前来参观展台。若是分次送出礼品效果会更好，比如将由几部分组成的游戏的一部分通过邀请发出，其余部分要到展台上才能拿到。每年发放的礼品若能构成一个收藏系列，效果也很突出。(必须注意：发放礼品不影响展台正常工作)
6、报刊广告
在大型贸易展览会开幕前不久，展览会定期刊物或专业杂志上往往为参展商发布关于本公司参展及和展台详细位置的广告，这也是既有报刊广告的延续。这样的广告常见于报刊的补白部分。
参展商要向发布邀请观众参观的广告，则需花费大笔资金。
7、会刊广告
参展上除登录展览会会刊和观众信息系统外，还刻画潜在会刊上刊登广告和公司的徽标、商标。虽然观众信息系统在展览馆内具有较高的广告价值，但观众可在展览会结束后长期保存会刊，并在必要时作以参考。
8、外部广告
一些展览中心可在围墙或展厅内规定的位置上张贴广告，这样的招贴画、广告台、霓虹灯饰广告都能在展馆内外形成强烈的视觉冲击，在消费品展览会上观众一下子就能看到这些广告宣传。参展上还可在展览举办城市里设立广告宣传设施。
参展商展览会内外散发邀请、宣传册、川单等印刷材料，应事先征得组委会同意，有时还需要为此付费。
9、展台以外的广告
有时候，参展可利用组委会得邮政服务将选册、邀请函等递给其他参展商。
10、展台娱乐活动
参展商应尽可能观众在展台前获得令人兴奋难忘的“展台经历”，比如可以举办名人专访等展台娱乐活动来吸引观众注意。当然，这类活动要与展品展示有关，而不应变成为与展品毫不相干的纯粹娱乐，比如可运用哑剧形式来展现产品的优点。这类活动应作为展出活动的组成部分，要写入发给观众的邀请册里。
但是，如果主持人或参展人员不能给观众一种亲近感，活动再丰富也会无功而返。同时，表演和娱乐也不能替代真正的展出工作。

三、与报社关系
与报社搞好关系，在提高公司、产品及其参展活动知名度方面非常有效，而且节省花费。这类工作不能替代其他广告方法，因为您无法保证报纸将新闻稿连同照片原封不动递印刷出来，有时都无法保证能够看在出来；而单独定制广告，无论是内容还是风格都有广告上决定。
1、发布新闻
参加展览的目的在于展示新产品、经改进的产品或新的应用领域。因此，向报社发布新闻是不能在其中充斥陈旧信息，否则报社不会感兴趣。公司将参加展览会这一时间本身就具备一定的新闻价值。只要遵守一些规律，写新闻稿并非难事。
新闻稿要实施求实的描述新产品或技术，不要打死夸使或这些得像广告用于。为打动编辑和读者，新闻稿标题部分就要包括以下新闻点：
谁？何时、何地？何事？如何？为何？谁受影响？
不能只是把公司名称和地址写在信封上，而是要尽可能时期出现在文字中。
1、何时、何地？
这是指展览会的全称、展出日期、地点和展台位置。
新闻稿写作要求：(1)有趣味(2)与编辑栏目要求相和(3)通俗易懂、积极、客观(4)谁、何事、何时、如何、为何？(5)言简意赅(6)有意义(7)表明信息发布人(8)客户和供应商的反映(9)最早的发布日期(10)及时性(11)有关信息资料
2、何事？
要客观而积极的描述产品、新成果和新用途，要突出强调新的技术细节及其与众不同之处。
3、如何？
要说明产品使用办法、应用途径和社用范围。
4、为何？
要解释新产品、发展趋势、新的应用领域、新的进出口机会等，从而引起读者的阅读兴趣。
在起草新闻稿时，要遵守以下要求：
(1)新闻稿开头著名发布日期(2)在标题中表明新闻点以引起读者注意(3)文章要简短(4)写上客户和供应商的反映(5)注明公司地址、电话、传真号码、负责人姓名、展厅和展台号、展台电话号码等；把新闻点写在标签上，贴在照片背面(6)若是发给专业贸易杂志，则应附上13厘米X18厘米、富有视觉冲力的黑白照片(7)递给专业月刊的新闻稿应至少出版前8到10周递到，越早越好。
不同媒体对新闻稿的要求不同，比如专业杂志对新技术感兴趣，而报纸更关注产品的经济特点及其对客户和消费者带来的益处。参展商可清本公司所在地的报纸报道其成功参展的情况、通过参展建立的新关系。
电视则要求将产品或内容变为可视效果，呈现在观众面前，引起观众注意。电台则要进行有效的采访。
为帮助参展商建立建立报刊名单，许多展览会组委会提供主要专业杂志的名单。参展商也可根据展出过程中建立的客户关系进行这类公关宣传。
5、展品报告公告
几乎所有展览会都出版“展品报告公告”。组委会向参展商散发表格，要求他们填写新产品、发展新趋势等方面的简短内容，再将这些内容集合起来，加以编辑，形成新闻稿，发给专业记者。在这种新闻稿件里，没有必要弧线公司力时即其广告词与。
6、新闻资料
参展商可在展台上放置全套新闻资料，其中包括参展细节信息、背景资料、参考资料目录等。可将这些新闻材料译成多种不同语言，并在其中放置13厘米X18厘米的黑白照片，照片背面要附上简短的说明文字，展览结束后，要按照名单全套新闻资料递给未能派员参观展览会的报刊。
7、展出现场接待记者的工作
参展公司应派出宣传人员或指定某以参展人员负责接待新闻记者、补充宣传资料、向展览会的宣传箱里发放宣传品。观众子阿展览会上提出获得更多信息的要求后，应尽快于以满足。
参展公司若要举办特别活动或者通过参展达成大的贸易合同或合作项目，则有必要通过组委会新闻办公室，从而尽快将有关信息发布给大众传媒。
还应提前邀请记者参观展览会。在展览会後，要向记者发出感谢新和参展总结报告，从而进一步加强彼此的联系。
8、宣传箱
展览会新闻办公室一般设有宣传箱，供参展商发布宣传材料。参展公司可在这里放置宣传册、翔实客观的资料的等，吸引记者参观本公司的展台。发放的信心应包括展台位置、负责人姓名等，重要的是发布的信息内容，不必将全套资料一股脑儿地堆放在那里。
9、新闻发布会
参加新闻发布会的人大都希望了解到新的或有趣的信息，如果只是要加强与新闻界的联系，足不必举行新闻发布会，举办一个非正式的讨论会或新闻界带回就可以了。
参展公司要通过组委会安排新闻发布会的时间，从而避免于其他活动的时间相互冲突。可租用展览中心的会议室、病友展览中心提供茶点服务。
在筹划新闻发布会时，要注意以下问题：
(1)主体的新闻价值(2)有回答问题的发言人或代表(3)合适的日期和实践(4)及时发出带回执的邀请信(5)预定会议室和有关设备(6)准备全套新闻资料(7)言简意赅的发言材料(8)问答安排(9)根据时间安排适当的茶点。